CHẤM DỨT HOẠT ĐỘNG CỦA CHI NHÁNH, VĂN PHÒNG ĐẠI DIỆN VÀ THỦ TỤC THỰC HIỆN

Khi một doanh nghiệp quyết định chấm dứt hoạt động của chi nhánh hoặc văn phòng đại diện, điều đó không chỉ đơn thuần là việc đóng cửa một địa điểm kinh doanh. Đây còn là một thủ tục pháp lý quan trọng, gắn liền với quyền và nghĩa vụ của doanh nghiệp trước cơ quan nhà nước cũng như đối tác, khách hàng. Việc thực hiện đúng quy định sẽ giúp doanh nghiệp tránh được các rủi ro pháp lý, đồng thời bảo đảm quá trình tái cơ cấu hoặc thu hẹp quy mô diễn ra thuận lợi. Bài viết này sẽ phân tích những trường hợp doanh nghiệp cần chấm dứt hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện và hướng dẫn chi tiết trình tự thủ tục theo quy định hiện hành.

1. Quy định pháp luật về chi nhánh và văn phòng đại diện

1.1. Chi nhánh doanh nghiệp

Chức năng: Chi nhánh có thể thực hiện toàn bộ hoặc một phần chức năng của doanh nghiệp, bao gồm cả việc đại diện theo ủy quyền. Như vậy, chi nhánh vừa được phép kinh doanh, vừa có thể thực hiện vai trò đại diện theo ủy quyền cho doanh nghiệp.
Tư cách pháp nhân: Chi nhánh có con dấu, tài khoản riêng và cơ cấu tổ chức tương đối độc lập, nhưng vẫn nhân danh doanh nghiệp trong các giao dịch. Do đó, chi nhánh không có tư cách pháp nhân.
Địa điểm: Doanh nghiệp có quyền mở chi nhánh tại nhiều tỉnh, thành phố trong nước hoặc tại nước ngoài.
Tên gọi: Theo Khoản 2 Điều 40 Luật Doanh nghiệp 2020, tên chi nhánh phải bao gồm tên doanh nghiệp kèm cụm từ “Chi nhánh”.
Con dấu: Chi nhánh được phép sử dụng con dấu riêng. Doanh nghiệp có quyền quyết định loại dấu, số lượng, hình thức và nội dung (Khoản 2 Điều 43 Luật Doanh nghiệp 2020).

1.2. Văn phòng đại diện

Chức năng: Văn phòng đại diện chỉ thực hiện các hoạt động hỗ trợ như quảng bá, chăm sóc khách hàng, nghiên cứu thị trường… và không có chức năng kinh doanh.
Tư cách pháp nhân: Văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc, không có tài sản độc lập, do đó không có tư cách pháp nhân.
Địa điểm: Doanh nghiệp có thể lập văn phòng đại diện trong và ngoài nước, nhưng mỗi địa phương chỉ được đặt một văn phòng đại diện.
Tên gọi: Tên phải bao gồm tên doanh nghiệp kèm cụm từ “Văn phòng đại diện”.
Con dấu: Văn phòng đại diện được cấp và sử dụng con dấu phục vụ hoạt động nội bộ, nhưng không dùng để ký hợp đồng vì không có chức năng kinh doanh.

2. Chấm dứt hoạt động chi nhánh và văn phòng đại diện

Chấm dứt hoạt động là việc doanh nghiệp kết thúc hoàn toàn hoạt động kinh doanh (chi nhánh) hoặc hoạt động đại diện (văn phòng đại diện).

Các trường hợp phổ biến:

Doanh nghiệp tự quyết định chấm dứt hoạt động.
Giấy phép hết hạn (nếu có).
Bị thu hồi giấy phép do vi phạm hoặc không đáp ứng điều kiện hoạt động.
Doanh nghiệp mẹ giải thể hoặc phá sản.

3. Thủ tục chấm dứt hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện

3.1. Hồ sơ cần chuẩn bị

Theo Khoản 2 Điều 66 Nghị định 168/2025/NĐ-CP:

Thông báo chấm dứt hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện.
Quyết định, nghị quyết và biên bản họp của công ty (tùy loại hình).
Văn bản ủy quyền (nếu không trực tiếp nộp hồ sơ).
Các giấy tờ liên quan khác.

3.2. Thời hạn giải quyết và cơ quan có thẩm quyền

Trong 05 ngày làm việc kể từ khi nhận hồ sơ hợp lệ, cơ quan đăng kí kinh doanh cấp tỉnh sẽ cập nhật tình trạng chấm dứt hoạt động vào Cơ sở dữ liệu quốc gia.
Cơ quan thực hiện: Phòng Đăng ký kinh doanh nơi chi nhánh hoặc văn phòng đại diện đăng ký hoạt động.

3.3. Trình tự thực hiện

Bước 1: Hoàn thành nghĩa vụ thuế và làm thủ tục chấm dứt mã số thuế tại cơ quan thuế.
Bước 2: Chuẩn bị hồ sơ gửi đến Phòng Đăng ký kinh doanh.
Bước 3: Nộp hồ sơ (trực tiếp, online hoặc qua bưu điện).
Bước 4: Phòng Đăng ký kinh doanh phối hợp với cơ quan thuế để xác nhận tình trạng nghĩa vụ thuế.
Bước 5: Nếu hồ sơ hợp lệ, trong vòng 05 ngày làm việc, cơ quan đăng ký kinh doanh sẽ ra thông báo chấm dứt hoạt động chi nhánh/văn phòng đại diện.

————————————————————————————————————————————————————————

Hãy liên hệ để được tư vấn và hỗ trợ kịp thời: