QUY ĐỊNH MỚI VÀ LƯU Ý PHÁP LÝ VỀ CÔNG CHỨNG ĐIỆN TỬ THEO NGHỊ ĐỊNH 104/2025/NĐ-CP

Chính phủ đã ban hành Nghị định 104/2025/NĐ-CP quy định chi tiết về điều kiện cung cấp, sử dụng và quy trình công chứng điện tử. Đây là bước tiến quan trọng trong tiến trình số hóa hoạt động công chứng tại Việt Nam, tạo thuận lợi cho tổ chức, cá nhân trong việc thực hiện các giao dịch dân sự.

1. Văn bản công chứng điện tử được công nhận như thế nào?

Văn bản được tạo lập trực tiếp trên môi trường điện tử theo quy trình công chứng điện tử trực tiếp hoặc trực tuyến.
Văn bản công chứng bằng giấy được chuyển đổi sang văn bản điện tử, có chữ ký số của công chứng viên và chữ ký số của tổ chức hành nghề công chứng, cũng được coi là văn bản công chứng điện tử hợp pháp.

2. Phạm vi giao dịch áp dụng

Công chứng điện tử trực tiếp: áp dụng với tất cả các giao dịch dân sự.
Công chứng điện tử trực tuyến: áp dụng đối với các giao dịch dân sự, ngoại trừ di chúc và hành vi pháp lý đơn phương khác.
Cơ quan đại diện ngoại giao: thực hiện công chứng điện tử với các giao dịch theo Điều 73 Luật Công chứng.

3. Điều kiện cung cấp dịch vụ công chứng điện tử

Công chứng viên, tổ chức hành nghề công chứng, viên chức ngoại giao… phải có tài khoản trên nền tảng công chứng điện tử theo chuẩn của pháp luật.
Chữ ký số có dấu thời gian do tổ chức cung cấp dịch vụ tin cậy tại Việt Nam phát hành.
Công chứng viên, tổ chức hành nghề công chứng phải đăng ký chữ ký số tại Sở Tư pháp nơi đăng ký hoạt động.
Đảm bảo hạ tầng kỹ thuật: máy tính, đường truyền mạng, thiết bị điện tử.

4. Điều kiện sử dụng dịch vụ công chứng điện tử

Cá nhân, tổ chức tham gia phải có chữ ký số công cộng hoặc chữ ký số nước ngoài được công nhận tại Việt Nam.
Có thể đăng ký tài khoản trên nền tảng công chứng điện tử hoặc thông qua ứng dụng định danh điện tử (như VNelD).
Công chứng viên có trách nhiệm hướng dẫn người dân, doanh nghiệp trong việc đăng ký và sử dụng dịch vụ.

5. Quy trình công chứng điện tử trực tiếp

Người yêu cầu và công chứng viên thực hiện bước chuẩn bị theo Luật Công chứng.
Công chứng viên khởi tạo giao dịch và tải văn bản lên nền tảng công chứng điện tử.
Người yêu cầu đọc lại hoặc nghe công chứng viên đọc nội dung giao dịch.
Người yêu cầu xuất trình giấy tờ, công chứng viên kiểm tra, đối chiếu và số hóa.
Công chứng viên xác thực nhân thân và chứng kiến ký số.
Công chứng viên ký số, gắn dấu thời gian vào lời chứng.
Tổ chức hành nghề công chứng thu phí, ký số, gửi văn bản cho khách hàng.
Hoàn tất việc vào sổ công chứng và lưu trữ hồ sơ điện tử.

6. Quy trình công chứng điện tử trực tuyến

Tương tự công chứng trực tiếp nhưng có thiết lập cầu truyền hình trực tuyến giữa các công chứng viên và người tham gia giao dịch tại nhiều điểm cầu.
Công chứng viên tại các điểm cầu cùng kiểm tra tính hợp lệ của chữ ký số, ký xác nhận.
Tổ chức hành nghề công chứng nơi khởi tạo giao dịch thực hiện ghi sổ, lưu trữ hồ sơ, chia sẻ quyền truy cập cho các điểm cầu còn lại.

7. Một số lưu ý thực tiễn

Công chứng điện tử mở ra khả năng tiết kiệm thời gian, chi phí cho tổ chức và cá nhân.
Tuy nhiên, người tham gia cần chuẩn bị đầy đủ chữ ký số hợp pháp, tài khoản trên nền tảng công chứng điện tử, và tuân thủ quy trình nhận diện, xác thực nhân thân.
Các giao dịch đặc thù (như di chúc, hành vi pháp lý đơn phương) vẫn buộc phải công chứng theo phương thức truyền thống

Hãy liên hệ để được tư vấn và hỗ trợ kịp thời: